Перевод работника на «удаленку» в период введения ограничительных мер

Уже около 7 (семи) лет в Трудовом кодексе РФ действует глава 49.1 «ОСОБЕННОСТИ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА ДИСТАНЦИОННЫХ РАБОТНИКОВ» (введена Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 05.04.2013г. N 60-ФЗ), согласно которой дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет". Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ст.312.1 Трудового кодекса РФ).

По общему правилу с 30 марта по 3 апреля 2020г. все работники «отдыхают» с сохранением заработной платы (п.1 Указа Президента РФ от 25.03.2020г. № 206 "Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней" (опубликован в «Российская газета» 27.03.2020г., № 66(8120), ссылка: https://rg.ru/2020/03/26/prezident-ukaz206-site-dok.html).

Если у работников пятидневная рабочая неделя с выходными днями суббота, воскресенье, то данная группа работников отдыхает также и 28, 29 марта и 4, 5 апреля 2020г. (ст.111 Трудового кодекса РФ) (при этом не исключается продление карантина и, следовательно, выходных дней далее).

Исключения из этого правила, то есть перечень категорий работников, которые работают даже в период коронавируса, установлены тем же Указом (п.п.2-5), а также Разъяснениями Минтруда России от 26.03.2020г., адресованным работникам и работодателям в связи с вышеуказанным Указом (опубликованы на сайте Минтруда России 26.03.2020г., ссылка: https://rosmintrud.ru/docs/1368), п.6 которых гласит «Работники органов (организаций), перечисленных в пункте 2 - 5 Указа, которые продолжают осуществлять трудовую (служебную) деятельность, должны руководствоваться соответствующими методическими рекомендациями по профилактике новой коронавирусной инфекции, изданными Минздравом России и Роспотребнадзором. Кроме того, вышеуказанные работники по соглашению с работодателем могут работать удаленно (дистанционно), если служебные обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют (смотрите также п.п.3-5 Распоряжения Правительства Российской Федерации от 27 марта 2020г. №762-р, ссылка: http://static.government.ru/media/files/HOOzuybpJ2FAXS9gljaXaSsVB4GeO2Bl.pdf).

Кроме того, на следующий день 27.03.2020г. Минтрудом России были изданы Дополнения к вышеуказанным Разъяснениям (опубликованы 27.03.2020г. на сайте Минтруда России, ссылка: https://rosmintrud.ru/docs/1370), которые расширили перечень «трудящихся».

При написании данной статьи стало известно, что на всей территории Свердловской области Губернатором 30.03.2020г. введен «жесткий» карантин, по аналогии с г.Москва, с 30.03.2020г. по 05.04.2020г., в п.п.2.1, 3.3 которого также указан перечень организаций, которые могут работать (Указ Губернатора Свердловской области №151-УГ от 30 марта 2020 г. «О внесении изменений в Указ Губернатора Свердловской области от 18.03.2020 № 100-УГ «О введении на территории Свердловской области режима повышенной готовности и принятии дополнительных мер по защите населения от новой коронавирусной инфекции(2019-nCoV) (опубликован 30.03.2020г. на сайте Губернатора Свердловской области, ссылка: http://gubernator96.ru/uploads/document/637/151-ug_300320.pdf, а также на официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области, ссылка: http://www.pravo.gov66.ru/media/pravo/151-%D0%A3%D0%93_yHNOHIJ.pdf).

Но самое интересное, в разрезе нашей статьи, положение содержится в п.3 вышеуказанных Дополнений Минтруда России от 27.03.2020г.: работники, осуществляющие удаленный режим работы, по согласованию с работодателем имеют право на его продолжение в период действия Указа с обязательным соблюдением требований Минздрава России и Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции. В период действия Указа изменения в части перехода на удаленный режим работы могут оформляться путем обмена электронными образами документов при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке».

Что такое электронный образ документа?

Электронный образ документа – документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования с сохранением его реквизитов (ч.5.1 ст.23 Налогового кодекса РФ).

Следует помнить, что электронный образ документа не является электронным документом.

Что такое электронный документ?

Электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (п.1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 "О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов", ст.5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Таким образом, понятия электронный образ документа или электронный документ являются разными.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации (наше примечание – то есть и в трудовых отношениях при переводе работника на дистанционную работу) (ч.1 ст.6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ст.312.2 Трудового кодекса РФ).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме (ст.72 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, понимая, что оформить электронные подписи, в том числе квалифицированные, все работники и работодатели просто не успеют, а также заключить дополнительные соглашения в письменной форме (что называется «на бумаге») в ситуации карантина также объективно сложно, было сделано послабление в виде обмена документами, не подписанными электронными подписями сторон, а в виде обмена образами документов.

Например, сотрудник кадровой службы компании создает проект Дополнительного соглашения к трудовому договору о работе работника в дистанционных условиях, распечатывает документ, Директор его подписывает, ставит печать, если она для данного компании обязательна, кадровик сканирует его в формате PDF, и направляет работнику по электронной почте без электронной подписи работодателя; работник распечатывает данное соглашение, подписывает его, сканирует и высылает обратно своему работодателю по электронной почте.

При этом следует помнить, что трудовые отношения работодателя и работника регулируются Федеральными законами, а акты органов исполнительной власти, принятые в период введения ограничений из-за коронавирусной инфекции, как известно, законом не являются.

Сам закон до сих пор не позволяет не подписывать электронные документы электронной подписью: в случае, если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ст.312.1 Трудового кодекса РФ) (данная статья Трудового кодекса РФ каким-либо федеральным законом до сих пор не изменена, а акты органов исполнительной власти, как известно, законом не являются).

«Докризисные» разъяснения Минтруда РФ также строго запрещали обмен документами без их подписания усиленной квалифицированной электронной подписью: обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП) (часть четвертая статьи 321.1 Кодекса). Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (часть первая статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи") (Письмо Минтруда России от 07.11.2019 N 14-2/В-913).

Как будет складываться правоприменительная практика по этому вопросу, увидим.

Теперь с 30.03.2020г. по 05.04.2020г. жителям Свердловской области предписано не покидать места проживания (пребывания), за исключением обращения за экстренной (неотложной) медицинской помощью и случаев иной прямой угрозы жизни и здоровью, случаев следования к месту (от места) осуществления деятельности (в том числе работы), которая не приостановлена в соответствии с настоящим указом, осуществления деятельности, связанной с передвижением по территории Свердловской области, в случае если такое передвижение непосредственно связано с осуществлением деятельности, которая не приостановлена в соответствии с настоящим указом (в том числе оказанием транспортных услуг и услуг доставки), а также следования к ближайшему месту приобретения товаров, работ, услуг, реализация которых не ограничена в соответствии с настоящим указом, выгула домашних животных на расстоянии, не превышающем 100 метров от места проживания (пребывания), выноса отходов до ближайшего места накопления отходов (п.3.3 Указа Губернатора Свердловской области №151-УГ от 30 марта 2020г.).

Исходя из этого, работодателям, которым разрешено работать в настоящий период, и которые фактически работают и работникам которых разрешено приходить на работу всеми вышеуказанными Указами и Разъяснениями, личные встречи с работниками в офисе компании для подписания документов не запрещены, поэтому мы рекомендуем сначала оформить документы на бумажном носителе в офисе, после чего «отпустить» работников по взаимному согласию на «удаленку».

В этом случае после подписания сторонами Дополнительного соглашения в письменной форме («на бумаге») к трудовому договору о работе работника в дистанционных условиях работодателю необходимо:

-один экземпляр дополнительного соглашения передать работнику, что подтверждается отметкой в экземпляре работодателя;

-издать Приказ (распоряжение) работодателя об изменении условий трудового договора, после чего ознакомить работника под роспись в трехдневный срок со дня его издания с этим приказом (рекомендуем это сделать по аналогии с приемом работника на работу, ст.68 Трудового кодекса РФ).

Если по каким-либо причинам работодатель станет руководствоваться вышеуказанными Дополнительными разъяснениями Минтруда России и «отправит» работника на удаленный режим работы «путем обмена электронными образами документов при необходимости с последующим их оформлением в установленном порядке», то работодатель должен понимать, что он не застрахован от наступления в будущем негативных последствий от принятия такого решения, в том числе в виде штрафных санкций, если контролирующие органы и (или) суд не поддержат позицию Минтруда, тем более, что госорганы нередко указывают, что «за свои разъяснения они ответственности не несут, да и их разъяснение вовсе и не разъяснение», например, «мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом».

В этом случае после заключения сторонами Дополнительного соглашения в электронной форме («не на бумаге», путем обмена образами документов) к трудовому договору о работе работника в дистанционных условиях работодателю необходимо:

-не позднее трех календарных дней со дня заключения данного дополнительного соглашения направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении с описью вложения оформленный надлежащим образом экземпляр данного дополнительного соглашения на бумажном носителе в 2 экземплярах, подписанных работодателем (если отделение почтовой связи закрыто, то это надо сделать сразу же в первый рабочий день почты). Если работодателю по каким-либо причинам не вернулся свой экземпляр подписанного работником доп. соглашения, то при первом выходе работника на работу рекомендуем сразу же подписать с работником 2 экземпляра этого дополнительного соглашения с работником в бумажной форме, один их которых передать работнику, что подтверждается отметкой в экземпляре работодателя с указанием даты получения работником экземпляра доп. соглашения в электронной форме и даты получения экземпляра доп. соглашения в бумажной форме;

-издать Приказ (распоряжение) работодателя об изменении условий трудового договора, после чего ознакомить работника под роспись в трехдневный срок со дня его издания с этим приказом. Ознакомление с таким приказом под роспись происходит «путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником». Кроме того, при первом выходе работника на работу рекомендуем сразу же ознакомить работника с данным приказом в бумажной форме с отметкой работника на экземпляре работодателя с указанием работником первоначальной даты ознакомления работника с приказом в электронной форме.

Ну а для тех работодателей, которым работать запрещено (работа «приостановлена») и работники которых и так находятся дома, и отдыхают, переход на «удаленку» по сути запрещен законом и не актуален.

Если инициатива перехода на «удаленку» исходит от работника, то работодателю лучше получить соответствующее заявление от работника, написанное самим работником, которое будет основанием для разработки работодателем проекта Дополнительного соглашения к трудовому договору о работе работника в новых (дистанционных) условиях.

Мы продолжаем работать для Вас в дистанционном режиме в период введения ограничений из-за коронавируса, наши юристы оперативно проконсультируют Вас по всем возникшим вопросам, связанным с трудовыми отношениями в этот сложный период. Звоните по телефону: (343)222-10-20, 8-967-850-35-40

Ведущий юрисконсульт ООО ГК АВАЛЬ Кузнецов Сергей